Munkaadónk csak kivételes esetekben másolhatja le személyes iratainkat

Címkék#adatvédelem #személyi igazolvány #Munkavállalás

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait – mutat rá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda, hozzátéve, kivételt kizárólag jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi cél jelenthet.

Budapest, 2016. január 11. Új típusú, elektronikus személyazonosító igazolványok az elsõ új típusú okmány átadása alkalmából tartott sajtótájékoztatón a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában 2016. január 11-én. Az okmányt elektronikus aláírásra is lehet használni, valamint az a TAJ-kártya és az adóazonosító igazolvány funkcióit is ellátja. MTI Fotó: Máthé Zoltán

Forrás: MTI

Fotó: Máthé Zoltán

A jogi iroda közleményében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) korábbi állásfoglalására hivatkozva kifejti, hogy személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, továbbá a kezelt adatokat a szükséges mértékűre kell korlátozni. Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók.

A BDO Legal tájékoztatása szerint a munkáltató helyes gyakorlata a személyazonosító okmányok bemutatása során az lehet, hogy az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti a személyes adatokat igazoló okmányokat, együttesen megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló „helyben hagyva” aláír.

Olykor jogszabály írja elő a másolást

A közlemény idézi Simon Emese Júliát, a BDO Legal adatvédelmi szakértő partnerét, aki kifejtette, hogy az okmányok fénymásolását bizonyos esetekben jogszabály írja elő. Erre több példát is említ: ilyen az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása, amelynek során a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni, és azt megőrizni – mutatott rá.

Jelezte: szintén jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítása céljából vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát. Egyúttal jogszerű indok a másolatkészítésre, ha banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatt a vízum intézése érdekében kell fénymásolni. A másolatkészítés általános jelleggel ugyanakkor nem tekinthető jogszerűnek – mutattak rá.

A BDO Legal emellett arra figyelmeztet, hogy bár a NAIH az alkalmazottak okmányainak jogellenes másolása miatt eddig nem szabott ki bírságot, azonban erre a GDPR szerint 20 millió euróig van lehetősége. A NAIH eddig ismert határozatainak tükrében 20-30 millió forint lehet a kiszabott bírság valószínűsíthető felső plafonja abban az esetben, ha az adatokkal nem történt visszaélés vagy más jellegű incidens – tették hozzá.

Borítóképünk illusztráció