Információk, amelyeket érdemes tudnod a győri irodai asszisztensi álláslehetőségekről

Az irodai asszisztensi pozíciók kiemelkedő lehetőséget kínálnak azok számára, akik tevékeny részt vállalnának egy cég működésében. Az asszisztensi munkakörökkel ugyanis meglehetősen felelősségteljes feladatok járnak, beleértve például az adminisztrációval, szervezéssel, valamint a kommunikációval kapcsolatos tevékenységeket. Mutatjuk, hogy pontosan melyek is ezek, és hogy milyen kvalitásokra van szükség a sikeres elhelyezkedéshez!

Az irodai asszisztensek feladatai

Az irodai asszisztensek kulcsfontosságú szerepet játszanak az iroda hatékony működésének megteremtésében, valamint a szervezettség fenntartásában. Feladatkörük az adott iparágtól, cégtől és vezetőtől függően eltéréseket mutathatnak, ugyanakkor vannak olyan általános tevékenységek, amelyek valamennyi esetben megjelennek a teendőik listájában. Ilyen például a vezető közvetlen támogatása, amibe többek között az időpontegyeztetések lebonyolítása, a találkozók és utazások leszervezése, továbbá az adminisztrációs teendők ellátása is beletartozhat. 

Ha pedig már adminisztráció, akkor nem feledkezhetünk meg a különböző dokumentációs és fájlkezeléssel kapcsolatos tevékenységekről sem. Az irodai asszisztenseknek ugyanis fontos feladata szokott lenni a dokumentumok iktatása, rendszerezése és archiválása, a fájlok karbantartása, valamint adott esetben a kijelölt személyek felé történő továbbítása. 
A szervezéssel kapcsolatos teendők ugyancsak központi elemei a munkájuknak. Utazásokat, ügyfél- és partnertalálkozókat, dolgozói meetingeket szerveznek az utasítások alapján, tehát a cég vezetőjének amolyan jobbkezeként funkcionálnak. Mindemellett pedig támogatják az egyes projektek lefutását (pl. információgyűjtés, adminisztratív támogatás stb.), gondoskodnak az irodai felszerelések rendelkezésre állásáról, továbbá nyomon követik az egyes irodai folyamatokat és lépéseket tesznek azok hatékonyságának növelése érdekében. 

Összességében tehát az irodai asszisztensek munkaköre meglehetősen széleskörű, és számos kihívást jelentő feladatot tartalmaz. Éppen ezért nagy igény mutatkozik az ezen teendőknek eleget tenni képes munkavállalókra. Ezt az állítást az olyan állásportálok kínálata is alátámasztja, mint a GyorAllas.hu, ahol időről időre jelennek meg állások az adminisztráció, irodai munka kategóriában. Érdemes tehát figyelemmel kísérni a portál felületét!

Milyen képességek szükségesek az irodai asszisztensi pozíciókhoz?
Az irodai asszisztensi pozíciók sok esetben akár már középfokú végzettség (érettségi) birtokában is betölthetőek, bár kétségkívül a főiskolai vagy egyetemi képesítés előnyt szokott jelenteni a pályázatok elbírálása során. Emellett fontos és visszatérő követelmény az MS Office programok (pl. Excel, Word, PowerPoint) magabiztos ismerete, valamint olykor a vállalatirányítási rendszerekben (pl. SAP) való jártasság is. Ha a vállalat nemzetközi környezetben is tevékenykedik, akkor nyelvtudásra vonatkozó feltételek ugyancsak megjelenhetnek az elvárások listájában. 

Mindezen kívül pedig a személyes tulajdonságokat érintő követelményekkel is kell számolni az asszisztensi pozíciók kapcsán. A kiváló kommunikációs képesség például valamennyi esetben elengedhetetlen feltétel, hisz az asszisztenseknek szóban és írásban is gyakran kell egyeztetniük, kapcsolatot tartaniuk. A szervezőképesség szintén hasonló fontossággal bír, tekintve a korábbiakban említett szervezői feladatokat. Végezetül pedig a nagyfokú rugalmasságról és a proaktivitásról sem feledkezhetünk meg, hisz az asszisztensek feladatainak prioritása gyorsan változhat, és a felmerülő kihívások mindig önálló megoldásokat kívánnak.